BİR KOOPERATİF KURMAK: 5. Aşama : Organizasyon biçimi

Aşama 5 : Organizasyon biçimi

Potansiyel üyelerle yapılan anket ve fizibilite etüdü, üyeleri reel olarak ilgilendiren projenin hayata geçirilmesi  açısından kooperatif kurmayı mümkün gösteriyorsa, öncü komite organizasyon biçimini belirleyebilir. Organizasyon biçimi, kısmen yasalar (kooperatifler yasası, vergi, emlak, ticaret kanunu, ilgili öteki yasalar, vb..) tarafından, kısmen de uygulanacak projenin özel koşulları ve niteliği tarafından belirlenir.  Her kooperatifler için tek bir organizasyon modeli yoktur. Her organizasyon , faaliyet göstereceği amaçlarının, yerel kültürün ve toplumsal yapının bir fonksiyonu olarak kendine özgü yapısını geliştirir. Bu süreçte bir dizi öğeler, organizasyonun sürekliliğini, etkinliğini ve  esnekliğini sağlamak için göz önünde bulundurulmalıdır.

Üyeler açısından bakıldığında organizasyon yapısı (örgütsel yapı), onlara gelir getirecek şekilde olmalıdır. Kooperatifler, diğer seçeneklere göre üyelerine  daha cazip fayda/maliyet oranı sunmak durumundadır. Üyeler  kendi işletmeleri için kooperatiften cazip fiyatlarla sürekli mal ve hizmetlerle beslenmek isterler.  Örgütsel yapıyı geliştirmek için şu soruların sorulup yanıtlanması gerekir :

·         İhtiyaçların ve koşulların değişme riski sürerken kooperatif nasıl büyütülebilir, yenileştirilebilir ve geliştirilebilir ?

·         Üyelerin beklentilerini sürekli tatmin edebilmek için işe nasıl başlamalı?

·          Operasyonel verimlilik ile üye ihtiyaçlarını tatmin amacı nasıl bağdaştırılmalı ?

·         Kooperatif nasıl finanse edilmeli ?

Her kooperatif bir genel kurul yapmak durumundadır.  Genel kurulun yer aldığı bir yapı, kooperatifin nihai ve etkili denetiminin üyeler elinde kalmasını sağlar. Kurulacak kooperatifte genel kurulun yetkileri şunlar olmalıdır :

·         Kooperatif anasözleşmesini, tüzüklerini ve  kurallarını hazırlamak veya değiştirmek

·         Kooperatifin genel sorunları ve işletme politikası konularında karar almak

·         Yönetim ve denetleme kurulu üyelerini  seçmek/belirlemek/ görevini son vermek

·         İşletme planını, gelir tablosunu, finansal bilançoyu ve yönetim faaliyetlerinin genel gidişini değerlendirmek ve onaylamak.

Kooperatifçiliği gelişmiş pek çok ülkede kooperatifler yasası  bir dış denetimi öngörmektedir.  Bununla birlikte dış denetim, iç denetimin yerini almaz. Zira dış denetimler, kooperatifin yönetimi ile ilgili gerekli tüm bilgileri vermezler. İç denetim raporları, üyelerin çıkarlarını etkili bir şekilde dikkate alırlar ve  yeni üyelerin gelecekte karşılaşabilecekleri  endişeleri giderebilirler.

Yukarıda belirtilen soruların tartışmaları sonucunda elde edilen yanıtların kooperatifin anasözleşmesine ve/veya tüzüklerine yansıtılmalıdırlar. Anasözleşmeler, sadece bir kooperatifin kuruluşunu düzenlemezler, ayni zamandaş kooperatif ile üyeler arasındaki doğrudan ilişkileri de düzenlerler. Kooperatifler, ülkeden ülkeye az çok değişen yasal mevzuat çerçevesinde , kendi amaçlarının gerçekleşmesinde ve organizasyon yapısının çalışması için ilgili tüm hususları  belirleyen anasözleşmelerini hazırlamakta özgürdürler.  Çoğu ülkelerde hükümetler veya kooperatiflerle ilgilenen kuruluşlar, tek tip  anasözleşmeler hazırlarlar. Bununla birlikte kooperatiflerin anasözleşmesinin hazırlanmasında temel sorumluluk kurucu üyelere aittir. 

Tüm diğer organizasyonlarda olduğu gibi kooperatiflerde de, izlenecek  kuralları tanımlayan  çerçeve tüzüklere ihtiyaç vardır . Tüzükler veya kurallar, kooperatifin çalışması sırasında uyulması gereken yolları gösterir. Üyeler, yönetim, personel ve üçüncü kişiler arasındaki ilişkileri düzenleyen tüzüklerin  ve kuralların uygulanması , kooperatif işletmede  üyelerin denetiminin yerleşmesini sağlarlar.

Bu aşamada bilgileri toplayan alt-gruplar oluşturulabilir ve taslak anasözleşme ve tüzükler  yazılabilir. Bu evrede,  kaynak bir kişiden, özellikle hukuki açıdan bir danışmanlık hizmeti  alınabilir.

Anasözleşme taslakları, tüm kurucu üyeler arasında tartışılmalıdır. Bununla birlikte özet tüzüklerde düzenlenebilir. İlk  kez bir kooperatif işletme planı hazırlanmalıdır.  Organizasyon büyüdükçe, bazı kurallar geçersiz hale gelebilirler. Böyle durumlarda onların yerine alabilecek yeni kurallar ve tüzükler uygulamaya konulur.

Kooperatiflerin işe başlayabilmesi ve çalışabilmesi için ihtiyaç duyulan sermaye, genel olarak değişkendir. Uygulamada kooperatifler, kooperatifin finansmanı için genellikle bir katılım payı ve sosyal sermaye payı almalarını öngörürler. Bu finansman şekline katılım , kooperatifin içinde  belirli bir eşitliği sağlamaz, ancak ortakların bu katılım düzeyi, kooperatif içinde yatırım yapmak isteyen kişilere , özel bankalara güvence veren bir temel oluşturur.  Kooperatiflerin çoğu faaliyete geçebilmek , üyeler tarafından  temin edilen sermaye yanında, borç para bulmak durumunda kalabilirler. Krediler, bankalardan veya diğer finans kuruluşlarından temin edilebilir. Çok farklı olan  finans kuruluşları çoğunlukla kar amaçlı çalışan kuruluşlardır. Öncü komite ve danışmanları, bir kooperatifin kuruluşu için ihtiyaç duyduğu finans tipini,  finans miktarını ve tedarik stratejisini belirlemekle yükümlüdürler. Bu kararlar işletme planına dahil edilecektir (bkz. Aşama 6)

Beşinci aşama sürecinde yapılması gereken başlıca faaliyetler aşağıdaki biçimde özetlenmiştir :

Aşama 5 : Organizasyon biçimi İlgili aktörler : ana grup, potansiyel üyeler, danışmanlar/ danışmanlıklar - örgütsel yapıyı belirlemek - anasözleşme ve kurallar tasarılarını veya tüzükleri hazırlamak - sermaye ihtiyacının neler olduğunu belirlemek - başlangıç sermayesini toplamak (üyeler, üçüncü kişiler)