BİR KOOPERATİF KURMAK: 6. Aşama : Üyelerin yükümlülüğü

Aşama 6 : Üyelerin yükümlülüğü

Kooperatif kurmada  altıncı aşama üyelerin yükümleneceği  taahhütlerin belirlenmesidir.

Kurulacak kooperatif işletmenin yaşabilirliği, üyelerinin yükümlülüğüne (taahhüdüne) dayanır. Üyelerin nihai taahhütlerini belirlemeden önce  aşağıda belirtilen işlemlerin yapılması gerekir :

·         Daha önce yapılmış tahminlerin ve potansiyel risklerin analizlerini görmek/göstermek,

·         Ayrıntılı bir işletme planı hazırlamak,

·         Her üye için gerekli yatırım düzeyini belirlemek,

·         Üyelerin haklarını ve sorumluluklarını tanımlamak,

·         Bu işlevleri yerine getirebilecek yönetici/ personel ihtiyacını ve yetkilerini belirlemek.

Üyelerin gerçek bir yükümlülüğünü (taahhüdünü) belirleme işi,  4. aşamada  gerçekleştirilen fizibilite etüdündeki  araştırmalara ve tahminlere dayandırılır. Fizibilite etüdünde, gerçekleştirilecek faaliyetin iç ve dış belirsizlikleri, riskleri incelenir.  İlgili dış riskler, örneğin piyasada beklenmedik gelişmeler, teknolojideki değişmeler ve yeni işleme yöntemleri olabilir. Diğer dış tehditler ise devletin ve finansal politikalardaki ani değişiklikler olabilir. İç belirsizlikler ise, kooperatifin potansiyel üyelerinin beklentileri ve çıkarlarıyla ilgilidir.

Daha önceki aşamalarda yapılmış olan bazı tahminler çok iyimser olabilirler ve eksik bilgilerle fazla gerçekçi olmayan bilgiler üzerine oturtulmuş olabilirler. Aşağıdaki çerçeve içinde verilen örnekolay 3 ‘de  bir iş planı yapmadan önce , oluşabilecek potansiyel riskleri yönetebilmek amacıyla öneriler ve stratejiler oluşturulması uygun olur.

Örnekolay 3 .  Gerçekçi olmayan amaçlar ve taahhütleri yetersiz olan üyeler Üyelerinin gelirlerini  iyileştirmek için kurulan kooperatifler, ekseriya kırsal kalkınmanın bir aracı olarak kullanılmışlardır. Ancak köyde kurulan bir kooperatifin ana amacı gerçekten bu mu olmalı ? İdeolojik amaçlar ve hükümetlerin tutumu, gelişmekte olan ülkelerde kooperatiflerin sürdürülebilirliğini engellemişlerdir. Aşağıda anlatılan örnek, Tanzanya’da kooperatifçi olmayan ve hükümet tarafından kurdurulan, amaçları gerçekçi bir şekilde belirlenmeyen bir pirinç üreticileri kooperatifine aittir.  Kooperatif, pirinç üretmek için eski bir devlet çiftliğinin sahip olduğu arazi üzerinde, çoğu emekli 720 memur tarafından 2002’de kuruldu. Kooperatifin ana amacı kırsal kalkınma idi. Üyeler, bölgeye yerleşmek için çiftliğe yakın  bir köy kurdular. Kooperatifin bir başka amacı da verimliliği artırmaktı. Ekili alanı artırarak modern ve makinalı üretim yöntemleri ile iç ve dış pazar taleplerini karşılamayı ümit ediyorlardı. Ayni zamanda üye  çiftçilerinde teslim edecekleri ürünleri yüksek satış fiyatı garantisi vererek kendi gelirlerini de yükseltmeyi amaçlıyorlardı. Kooperatif, kuruluşundan sonra bazı başarılar da elde etti. Sermayesi genişledi üyeleri için bir traktör satın aldı. Ayni zamanda yönetim büroları, bir okul, bir seminer salonu ve bir dispanser binaları için yatırım yaptı. Elli kadar üye, bir ev arsası alabilecek kadar gelirini artırabildi. Kooperatifin üye sayısı 860’ı aştı (2005). Bununla birlikte bu ilk başarılar, uzun dönemde kooperatifin varlığını tehdit eden olumsuz eğilimleri ortadan kaldırabildi mi ? Hatalı tahminler yüzünden üyeler gerçek maliyetlere  hazırlanamamışlardır. Elektriğe ulaşamayan çiftçiler, sulama suyu için çok yüksek su  pompalama ücreti ödemek zorunda kaldılar. Giderek alt yapı yetersizliğinden,  girdilere verilen sübvansiyonların kalkmasından dolayı maliyetler tahminlerin çok ötesinde arttı. Az  sayıda çiftçi, modern tarım araçlarına yatırım yapabildi. Geri kalanı, geleneksel tarım tekniklerine dönmek zorunda kaldılar. Kooperatif tarafından türetilen faydalar görülemez hale geldi, üyeler taahhütlerini yerine getiremez duruma düştü. Bu deneyimden çıkarılabilecek ders,  uzun dönemde kooperatifin sürekliliği ve başarısı için amaçların gerçekçi olarak saptanması ve olumsuz eğilimleri tersine çevirebilecek düzeyde üye yükümlülüklerinin belirlenmesi ve kooperatif yönetebilecek kapasitede liderlerin olmasına bağlıdır. Başarmak için kooperatifçilerin bizzat kendileri, problemleri ve fırsatları belirlemeli, faaliyetlere kendileri öncülük etmeli, ve daha önemlisi kendi öz ihtiyaçlarını belirleyen kararları, hükümetlerin değil, bizzat kendilerinin almasıdır. Kurulacak kooperatifin amaçlarını belirlemede, kooperatifi planlamada ve yönetmede üyelerin yetenekleri ön planda olmalıdır. Böyle durumlarda uzun dönemde kooperatiflerin yaşama şansı yükselmiş olacaktır.

İşletme planı

Bu temel varsayımlar gözden geçirildikten sonra öncü komite, ayrıntılı bir işletme planı hazırlamalı veya uzman bir kuruluşa hazırlatmalıdır. İşletme planı, fizibilite etüdünün daha derinleştirilmesi ve onun bir nevi hayata geçirilmesidir. İşletme planının iki amacı vardır :

1.       Kooperatifin ilk yerleşim yeri ve gelişimi için bir program hazırlamak,

2.       Potansiyel üyelere, finansal kurumlara ve diğer yatırımcılara tamamlayıcı bilgiler hazırlamak.

Bir işletme planı genel olarak şunları içerir :

·         Özet

·         işletmenin tanıtımı

·         piyasa analizi

·         ürünle ilgili gelişme ve araştırma durumu veya öngörülmüş servis

·         pazarlama ve satış planı

·         işletmenin yapısal tanımı

·         finansal  veriler ve anahtar pozisyonlardaki personel hakkında  bilgiler.

Plan, diğer başka işletme planlarındaki benzer öğeleri  kapsar. Bununla beraber bir kooperatif işletmenin planı dengeli olmalı ve bazı ek durumları dikkate almalıdır. Yukarıda belirtilen içerik maddelerine ek olarak işletme planı, olası risklere  karşı bir strateji  tanımlaması yapmalıdır. Mümkün en iyi kaynaklar üzerine dayandırılan bir dizi öngörü ile sağlamlaştırılmalıdır. En az üç yıllık bir dönem için gelir durumlarını, finansal bilançoları ve nakit akım tablolarını projeksiyonlar halinde düzenlemelidir.

Finansal projeksiyonlar, üyelerin faaliyetlerini yansıdan farklı senaryolardan hareketle hazırlanmalıdır. Örneğin üyelerin yüzde kaçı taahhütlerini yerine getiremezler ?   Üyeler, hangi düzeydeki fiyat kayıplarını veya düşüşlerini  tahammül edebilirler? Üyelerin ne kadarı aşırı üretimde bulunabilirler veya yüzde kaçı daha ilginç  seçenekler sunabilirler?  İşletme planı, ekonomik ve toplumsal çevre gelişimine  uyum sağlayabilecek şekilde esnek olmalıdır.  Bu açıdan kooperatif işletmenin özel işletmeye göre daha az esnek olduğu gözden kaçırılmamalıdır.

İşletme planı için bir duyarlılık analizi yapılmalıdır. Duyarlılık analizi, üyelerin formel yükümlülüğü ile kooperatif işletmenin açılışı arasındaki olası değişmelerin işletme planına etkilemesinin risklerinin neler olacağını belirleyebilir. Bu değişkenler örneğin, kaynakların kullanılabilirliği, fiyatlar, kar oranları ve hükümet politikaları olabilir.

Sürecin bu evresinde işe alınacak müdür, işletme planının hazırlanmasında aktif bir rol oynayabilir. Bu aşamada hazırlanan doküman,  yönetim yapısının etkili karar verme kapasitesini sağlayacak şekilde açık olmalıdır. Plan, kararların uygulanması için müdürlük düzeyindeki uzmanlıkları belirlemelidir. Ayrıca uygulanacak muhasebe ve finansal sistemlere açıklık getirilmelidir.  Plana,  kabul edilen statüler ve yönetmelikler , ortaklık sözleşmeleri veya özkaynak belgeleri gibi önemli öteki hukuki dokümanlar eklenmelidir.

Kooperatifçiliği, tarımı ve bölgeyi iyi bilen kalifiye bir elemandan, işletme planının hazırlanmasında ve yazılmasında yararlanılabilir. Plan ayrıntılı bir şekilde, bir toplantı sırasında, potansiyel üyelerle tartışılmalıdır. Geçici yönetim kurulu (YK), hukuki ve finansal koşulları sonuçlandırmakla seçilirler ve görevlendirilirler. Genel olarak öncü komitenin üyeleri, kooperatif işletmenin kuruluş sürecinin tamamlanmasına kadar geçici YK görevini de üstlenmiş olurlar.  Bu aşamada ilk kuruluş genel kurulu gerçekleştirilir ve üyeler tarafından yeni bir yönetim kurulu seçilir.

Bu aşamada  kooperatifin özsermayesini toplamak için  finansal ön hazırlıklar yapılır. Bunun için üyelere gerekli açılamalar yapılmalı ve üyelere sağlanabilecek katkılar üzerinde durulmalıdır :

·         üyelerin ödeyeceği veya üyelere ödenebilecek tahmini fiyatlar,

·         yeni pazarlar,

·         risturn veya ölçek ekonomileri .

İşletme planında, kooperatif proje içinde potansiyel üyelerin yatırım yapabileceği  avantajlar, pazarın/tedarikin güvenliği, ticari gücün büyümesi ve kendi ekonomik güçlerini denetleyebileceği irdelenmelidir.

Öncü komite üyelerinin, işletme planını gerçekçi olarak kavramaları önemlidir.  Çünkü yapılacak toplantılarda, yeni üyelere, potansiyel idarecilere, müşterilere, finansal kuruluşlara , vb. anahtar dış ilişkileri başlangıçta onlar kuracaklardır. İşletme planının hazırlanmasını  veya fizibilite çalışmasını  yürüten danışmanların yapmış olduğu sunumlar, kooperatife katılacak üyelere ikna etmeye yardımcı olurlar ve hazırlanmış belgelerin geçerliliğini güçlendirirler. Kooperatife ve/veya potansiyel üyeler finansman sağlamak üzere mali planlarla ilgili ayrı bir toplantı yapılabilir.

Üyelerin taahhüdü

Bu aşamada, gerçek işletme sahiplerinin üyelik taahhüdünde bulunmaları sağlanmalıdır. Derinleştirilmiş fizibilite etüdü, yapılacak işlerin ekonomik olarak gerçekçi olduğunu göstermiştir. Üyelerin taahhüt edeceği gerekli iç finansman düzeyi belirlenmiştir. Potansiyel üyelerin önerilen kooperatif başarıyı kendilerine uygun göreceklerdir. Nihayet hazırlanmış ayrıntılı işletme planı, işletmenin başarıyla yürütülebileceğinin stratejik bir resmini verecektir.

Bu aşamada potansiyel üyeler harekete geçmeye ve çalışmaya hazırdırlar; son dakika enformasyonlara ve cesaretlendirmelere ihtiyaç olabilir. Öncü komite üyeleri, bu süreçte temel rol oynarlar.  İlk kooperatif ortakları olarak güven ortamı yaratırlar; yeterli miktarda üyenin kooperatife gelmelerini sağlarlar; kooperatifin ilk genel kurulunun öncüleri ve mimarıdırlar. Kurucular genel kurulunda üyeler, öncü komitenin yerine yeni bir yönetim kurulu seçerler.  Tüm geçici kuralların yerine kooperatif anasözleşmesi ve tüzükleri, genel kurul onayından geçirilerek, hukuki kuruluş gerçekleştirilir.

Altıncı aşamada yapılacak başlıca faaliyetler aşağıda özetlenmiştir :

Aşama 6 : Üyelerin taahhüdü İlgili aktörler : idareciler, üyeler, danışman(lık)lar, muhasebeci, avukat - ayrıntılı bir işletme planı hazırlamak - faaliyetin yasal kimliğini belirlemek ve açıklamak  - muhasebe/mali sistemi hazırlamak   - işletme planını onaylayan ilk genel kurulu toplamak  - üyelerin getirecekleri özkaynakları kabul etme işlemlerini yapmak ve onları üye olarak kaydetmek - yönetim kurulunu  seçmek